Порядок надання судових справ для ознайомлення у Шостому апеляційному адміністративному суді

ЗАТВЕРДЖЕНО
наказ Шостого апеляційного адміністративного суду
16 вересня 2025 року № 45

ПОРЯДОК

надання судових справ для ознайомлення

у Шостому апеляційному адміністративному суді

1. Порядок надання судових справ для ознайомлення у Шостому апеляційному адміністративному суді (далі — Порядок) розроблено відповідно до вимог Кодексу адміністративного судочинства України, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (із змінами) (далі — Інструкція), Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, та визначає порядок видачі судових справ, інших матеріалів, які підлягають розгляду в судовому порядку (далі — матеріали судової справи), в паперовій, електронній чи змішаній формі, що перебувають у провадженні суду та матеріалів судових справ, що зберігаються в архіві суду, для ознайомлення.

Терміни у Порядку вживаються в значеннях, наведених в актах законодавства, зазначених у цьому пункті  Порядку.

2. Прийом та реєстрація заяв про ознайомлення з матеріалами судових справ у Шостому апеляційному адміністративному суді (далі – Суд), здійснюється у загальному порядку, визначеному Інструкцією.
3. Матеріали судових справ видаються для ознайомлення на підставі резолюції судді (судді-доповідача), у разі його відсутності - іншого судді зі складу суду, що розглядає справу, а у разі його відсутності - заступника голови суду, а у разі відсутності заступника голови суду - голови суду на підставі письмової заяви (клопотання) про надання судової справи для ознайомлення, оформленої згідно з вимогами чинного законодавства.

Матеріали судових справ, які перебувають на зберіганні в архіві Суду видаються для ознайомлення на підставі резолюції голови суду, або особи яка виконує обов’язки голови Суду.

4. Секретар судового засідання або помічник судді (особа, відповідальна за забезпечення доступу до матеріалів судових справ) після отримання заяви про ознайомлення на підставі резолюції, накладеної в порядку, визначеному пунктом 3 цього Порядку, забезпечує підготовку матеріалів судової справи для ознайомлення.

5. У порядку підготовки судової справи для ознайомлення секретар судового засідання або помічник судді (особа, відповідальна за забезпечення доступу до матеріалів судових справ) забезпечує (перевіряє) її формування згідно з вимогами Інструкції (зокрема, перевіряються наявність томів, повнота підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, наявність та цілісність наявних у справі технічних носіїв з аудіозаписом (відеозаписом) судового засідання, у випадку збереження запису на оптичному диску).

У випадку необхідності надання для ознайомлення судової справи (матеріалів кримінального провадження), щодо якої прийнято рішення про розгляд (формування та зберігання) в електронній чи змішаній (паперовій та електронній) формі, справа надається для ознайомлення у відповідній(их) формі(ах) (паперовій та/або електронній).

Суддя (суддя-доповідач), у провадженні якого перебуває судова справа, самостійно, виходячи з конкретних обставин справи, вирішує питання про форму (паперову, електронну чи змішану), у якій буде надана для ознайомлення така справа.

6. З метою забезпечення реалізації права особи на ознайомлення з матеріалами справи відділ організаційного забезпечення судового процесу попередньо погоджує з особою, яка звернулась з відповідною заявою, дату та час ознайомленням з матеріалами судової справи.

Ознайомлення з матеріалами судових справ здійснюється у день та час, попередньо погоджений/визначений з особою.

7. Секретар судового засідання або помічник судді (особа, відповідальна за забезпечення доступу до матеріалів судових справ) передає матеріали судової справи до відділу організаційного забезпечення судового процесу не пізніше визначеного для ознайомлення часу, у формі в якій така справа буде надана для ознайомлення (паперовій, електронній чи змішаній).

Факт передачі до відділу організаційного забезпечення судового процесу матеріалів судової справи разом з заявою про надання судової справи для ознайомлення фіксується  в Журналі передачі справ для ознайомлення (далі — Журнал), шляхом внесення даних за формою встановленою у додатку 1.

Журнал передачі справ для ознайомлення зберігається у відділі організаційного забезпечення судового процесу.

8. Ознайомлення з матеріалами судової справи проводиться виключно у приміщенні Суду, у визначеному наказом голови суду місці, протягом усього робочого часу Суду та у присутності працівника відділу організаційного забезпечення судового процесу (далі — відповідальний працівник відділу).

9. Ознайомлення з матеріалами судових справ, які містять документи з грифом «Для службового користування», забезпечується та проводиться у присутності секретаря судового засідання в порядку, встановленому розділом X Інструкції, пунктом 76 Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у Шостому апеляційному адміністративному суді, затвердженою наказом в.о. голови Шостого апеляційного адміністративного суду від 13.07.2023  № 47.

10. Судова справа видається для ознайомлення після перевірки документів, що посвідчують особу та її повноваження відповідно до чинного законодавства.

Особи під час ознайомлення з матеріалами судових справ можуть робити з них  виписки та копії відповідно до вимог законодавства.

Присутність сторонніх осіб під час проведення ознайомлення з матеріалами судової справи не допускається.

11. Особи під час ознайомлення з матеріалами судових справ повинні дотримуватись громадського порядку та правил поведінки в приміщенні Суду, встановлених розділом 3 Положення про організацію пропускного режиму в Шостому апеляційному адміністративному суді, затвердженому наказом голови суду від 26.06.2020 № 35.

12. Особі, яка ознайомлюється з матеріалами судової справи, забороняється виносити такі матеріали за межі місця, визначеного для ознайомлення; вносити будь-які зміни в матеріали судової справи, робити власні помітки, записи на аркушах справи, самостійно вилучати та долучати матеріали судової справи або іншим чином пошкоджувати цілісність матеріалів судової справи.

Особі, яка ознайомлюється з аудіозаписом (відеозаписом) судового засідання, електронним оригіналом або копією доказу у справі забороняється пошкоджувати матеріальний носій (технічні носії), на якому містяться та зберігаються такі  матеріали справи.  

13. З метою дотримання порядку під час ознайомлення з матеріалами судових справ можуть бути присутні працівники відділу (служби) судових розпорядників.

У разі, якщо особа під час проведення ознайомлення порушує громадський порядок, правила поведінки в приміщенні Суду, встановлених розділом 3 Положення про організацію пропускного режиму в Шостому апеляційному адміністративному суді, затвердженому наказом голови суду від 26.06.2020 № 35, а також вимоги встановлені цим Порядком відповідальний працівник відділу або секретар судового засідання має право припинити ознайомлення такої особи з матеріалами судової справи.

14. Факт ознайомлення із матеріалами судової справи фіксується відповідальним працівником відділу або секретарем судового засідання шляхом внесення необхідних даних в Журнал видачі судових справ, форма якого встановлена додатком 9 Інструкції.

Журнал видачі судових справ зберігається у відділі організаційного забезпечення судового процесу.

15. Після ознайомлення з матеріалами судової справи така особа робить відповідний запис на своїй заяві про надання судової справи для ознайомлення (із обов'язковим зазначенням підпису, власного імені та прізвища, дати ознайомлення), після чого заява долучається до матеріалів судової справи.
16. При поверненні справи після ознайомлення відповідальний працівник відділу або секретар судового засідання ретельно перевіряє наявність у судовій справі всіх матеріалів судової справи у присутності особи, якій справа надавалась для ознайомлення.

У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один з яких за резолюцією судді долучається до судової справи, другий - передається для вжиття відповідних заходів керівнику апарату суду.

17. У разі неприбуття у встановлений день та час особи до Суду, ознайомлення не проводиться.

 Про відсутність особи у встановлений день та час для ознайомлення, відповідальним працівником відділу або секретарем судового засідання, складається акт у двох примірниках, які підписуються відповідальним працівником відділу або секретарем судового засідання, начальником відділу організаційного забезпечення судового процесу та начальником відділу (служби) судових розпорядків  або особами, які виконують їх обов’язки (додаток 2).

Один примірник акту за резолюцією судді долучається до судової справи, другий – зберігається у відділі організаційного забезпечення судового процесу.

18. Після завершення ознайомлення відповідальний працівник відділу не пізніше наступного робочого дня повертає матеріали судової справи секретарю судового засідання або помічнику судді (особі, відповідальній за забезпечення доступу до матеріалів судових справ), разом з заявою про надання судової справи для ознайомлення із записом про ознайомлення.
19. Факт передачі матеріалів судової справи секретарю судового засідання або помічнику судді (особі, відповідальній за забезпечення доступу до матеріалів судових справ) з відділу організаційного забезпечення судового процесу після ознайомлення фіксується в Журналі.

Додаток 1  

до Порядку надання судових справ для ознайомлення у Шостому апеляційному адміністративному суді

ЖУРНАЛ

передачі справ для ознайомлення

Додаток 2  

до Порядку надання судових справ для ознайомлення у Шостому апеляційному адміністративному суді

АКТ
про неявку особи,  яка звернулась до суду з заявою  про ознайомлення з матеріалами судової справи